Prin Hotărârea nr. 295/2025, adoptată în data de 27 martie 2025 și publicată în Monitorul Oficial nr. 279 din 31 martie 2025, Guvernul a stabilit o schimbare majoră privind evidența salariaților: sistemul vechi REVISAL este înlocuit cu REGES-ONLINE, o platformă informatică națională destinată să faciliteze gestionarea datelor despre raporturile de muncă.

Astfel, potrivit art. 15 din actul normativ, în termen de 6 luni de la data intrării în vigoare a hotărârii, Hotărârea Guvernului nr. 905/2017 privind registrul general de evidență a salariaților (REVISAL) se abrogă.

Prima și cea mai importantă obligație pentru angajatori: ÎNREGISTRAREA ÎN REGES-ONLINE

Conform dispozițiilor legale (art. 11 din HG privind noul registru), angajatorii au obligaţia ca în termen de 6 luni de la intrarea în vigoare a hotărârii,

1. Să se înregistreze în Registrul electronic REGES-ONLINE Nerespectarea acestei obligații atrage o amendă între 15.000 și 20.000 lei.

2. Să completeze și să transmită în registru toate elementele contractelor individuale de muncă active la data accesării Registrului ( este vorba de acele date care nu se regăsesc deja în sistemul informatic care face obiectul soluţiei tehnice pentru transmiterea datelor în registru de către angajatori, prevăzut de art. 10 din Hotărârea Guvernului nr. 905/2017).

Nerespectarea acestei obligații se sancționează cu amendă între 5.000 și 10.000 lei.

În ceea ce priveşte celelalte modificări, printre cele mai importante se numără:

Ø Digitalizarea completă a sistemului de evidență a salariaților

Sistemul va fi complet digitalizat și centralizat. Angajatorii vor accesa portalul REGES-ONLINE, care este definit la art. 2 lit. a din hotărâre ca Registrul general de evidenţă a salariaţilor online – platformă informatică destinată completării, transmiterii, gestionării, consultării şi procesării datelor referitoare la elementele contractului individual de muncă,

Ø Accesul salariaților la datele lor din Registru

Prin noul sistem, salariații vor putea solicita un extras din registru, conform art. 8 alin. 6: La încetarea activităţii salariatului, angajatorii au obligaţia să îi elibereze acestuia o adeverinţă care să ateste activitatea desfăşurată, durata activităţii, salariul, vechimea în muncă şi în specialitate, precum şi un extras din Registru, certificat prin semnătură, în condiţiile legii.

Totuşi, reamintim că oricum odată cu intrarea in vigoare a Legii nr. 144/2022 şi HG nr. 1164/2022, s-a simplificat procedura de consultare de către salariaţi a datelor lor din Revisal ( actualul REGES). Dreptul de acces se limitează la vizualizarea, descărcarea şi tipărirea acestor date, precum şi la generarea online si descărcarea unui extras din registru.

În acest sens, indicăm site-ul https://reges.inspectiamuncii.ro/ unde se prevede procedura care trebuie urmată pentru a primi acces electronic.

Dreptul de a obţine un extras din Registru contribuie și la prevenirea eventualelor erori sau abuzuri legate de înregistrările efectuate de angajator.

Ø Reguli clare privind termenele de transmitere a datelor – art. 5

Fără a indica toate termenele de transmitere a datelor, indicăm cu titlu exemplificativ următoarele termene:

· Datele prevăzute de lege despre noii angajați cel târziu în ziua anterioară începerii activității (art. 5 alin (1) lit. a);

· datele privind suspendările contractelor individuale de muncă indiferent de motiv cel târziu în ziua anterioară datei suspendării/datei încetării suspendării, cu excepţia cazurilor de suspendare în baza certificatelor medicale, când transmiterea în Registru se face în termen de 3 zile lucrătoare de la data înregistrării la angajator a certificatului de concediu medical, a absenţelor nemotivate, precum şi a situaţiilor de suspendare în caz de forţă majoră, când transmiterea în Registru se face în termen de 3 zile lucrătoare de la data suspendării;

· data şi temeiul legal al încetării CIM cel târziu la data încetării contractului individual de muncă/la data luării la cunoştinţă a evenimentului ce a determinat, în condiţiile legii, încetarea contractului individual de muncă, etc.

Ø Obligația angajatorilor de a întocmi și păstra dosarul personal al salariatului

Conform art. 8, angajatorii sunt obligați să întocmească un dosar personal pentru fiecare salariat. Acesta trebuie să conțină toate documentele necesare angajării, inclusiv contractul de muncă, actele adiționale, precum și orice documente referitoare la modificarea, suspendarea sau încetarea contractului.

Dacă părțile implicate aleg utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate pentru încheierea, modificarea, suspendarea sau încetarea contractului de muncă, angajatorii au obligația de a întocmi dosarul personal în format electronic.

Mai mult, angajatorul este responsabil de păstrarea dosarului în bune condiții, fie la sediul principal, fie la sediul secundar, și trebuie să-l pună la dispoziția inspectorilor de muncă.

Un alt aspect important este că, în cazul în care salariatul solicită, angajatorul trebuie să elibereze copii certificate ale documentelor din dosar în termen de maximum 15 zile lucrătoare.

 

În concluzie, prin implementarea REGES-ONLINE, Guvernul aduce o schimbare semnificativă în gestionarea datelor despre angajați, trecând la un sistem digitalizat care va simplifica procesul și va reduce birocrația. Această platformă va permite angajatorilor și autorităților competente să acceseze rapid și ușor informațiile necesare.

 

Avocat Izabel Cernat